Tâches et responsabilités principales
1. Effectuer la saisie des bons de commande, réquisitions et factures spécifiques au département dans le système comptable et assurer le suivi de la facturation;
2. Compiler et valider les feuilles de temps des employés pour le traitement de la paie et gérer les banques d'heures;
3. Recevoir et traiter les plaintes ou demandes liées aux Travaux publics (réseau routier, aqueduc, espaces verts, etc.) via le système de gestion de la Ville;
4. Effectuer la planification, la rédaction d’avis, la saisie de données et le suivi des vidanges de fosses septiques;
5. Recevoir les inscriptions aux collectes spéciales et en effectuer le suivi;
6. Tenir à jour le calendrier des interventions saisonnières (déneigement, balayage des rues, entretien des bornes fontaines, etc.) et effectuer la saisie de rapports d’opérations hivernales;
7. Rédiger ou mettre à jour diverses procédures, directives et politiques administratives;
8. Assister de façon générale le gestionnaire des Travaux publics dans la rédaction de documents, la préparation de rapports, la gestion du personnel, le suivi de requêtes et de dossiers administratifs et techniques, le classement et divers autres travaux de secrétariat;
9. Effectuer le traitement complet de l'approvisionnement en collaboration avec les différents intervenants municipaux concernés (planification et analyse des besoins, réception des demandes, recommandation et suivi d’approbations, rédaction et suivi de processus d’appel d’offres, assurer la conformité légale, effectuer les diverses commandes générales, voir aux suivis requis, à la reddition de comptes et à l’optimisation des achats et procédés);
10. Effectuer le contrôle administratif de la disposition des biens municipaux pour l’ensemble des activités municipales;
11. Recevoir l'ensemble des colis et marchandises destinés à la Ville, sauf exception, vérifier l'exactitude des livraisons et aviser les intervenants concernés;
12. Identifier les besoins communs entre les services pour réaliser des achats groupés (par exemple : produits nettoyants, équipements de protection, équipements informatiques);
13. Participer à la gestion des sorties d’inventaire pour assurer une traçabilité rigoureuse des coûts par département;
14. Accomplir toute autre tâche ou tout autre mandat connexe.
Qualifications
- Techniques de bureautique ou toute autre combinaison de formation et/ou expérience équivalente pourrait être considérée;
- Polyvalence opérationnelle et sens de l'organisation aiguisé;
- Français écrit et parlé : Élevé. Anglais : Atout;
- Connaissance du milieu municipal et/ou syndiqué : un atout.
Conditions salariales et horaire de travail
Échelle salariale de niveau 2.
Horaire de travail selon l’article 7.1.5 de la convention collective.
Agent (e) aux travaux publics / magasinier (ère) • Cookshire-Eaton, QC, Canada
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