Agente ou agent d’administration et de projets

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente d’administration et de projets met à profit ses connaissances administratives et en gestion de projets pour soutenir la gestion financière, les processus et les opérations administratives de FA.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

• Assure la coordination administrative et juridique des projets de FA.

• Prépare les relevés de dépenses, incluant celles de la carte corporative. Agit en tant que personne-ressource pour le suivi des paiements, l’application de la politique de remboursement et l’obtention des pièces justificatives.

• Prépare les demandes de paiement aux fournisseurs et répond aux questions relatives aux comptes fournisseurs. Fait et suit les commandes auprès des fournisseurs (validation du budget par le responsable budgétaire).

• Assiste la direction dans la réalisation de la ronde budgétaire :

o Assure le suivi budgétaire des programmes de FA

o Procède et suit les dépenses d’opérations

o Effectue le suivi budgétaire (dépenses réelles vs budget)

o Saisit l'information et suit les demandes des dépenses et des frais de représentation (membres de l'équipe du Pôle et invités).

• Assure le lien avec les services comptables et de la trésorerie et du budget, ainsi qu’avec des partenaires externes, pour l’obtention ou pour fournir des informations et documents pertinents.

• Tient à jour les dossiers et fichiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires.

• Voit à l’organisation logistique et matérielle des réunions de suivi (convoque les participants, prépare l’ordre du jour et les documents nécessaires).

• Agit à titre d’agent de liaison entre les diverses unités administratives internes, assure le suivi des dossiers sous sa responsabilité et assure les liens administratifs avec l’équipe de FA.

• Prépare les demandes d’autorisation d’engagement pour l’embauche des ressources (autres que les employés à temps plein) et assure le suivi administratif en collaboration avec la direction : DAE et DPT stagiaires, intervenants et bourses de stages.

• Communique avec le Service du budget pour planifier les transferts de dépenses.

• En lien avec la Direction de la recherche et du transfert, soutient le processus de gestion des contrats et ententes.

• Répond à toute demande d’information relative à son champ de compétences. Lorsque requis, effectue les recherches, la cueillette et l’agencement des renseignements afin de répondre aux demandes qui lui sont formulées.

• Traite, organise, tient à jour et saisit les données et dossiers relatifs aux activités de son secteur de travail.

• Selon les besoins, extrait et transforme ces données, puis les présente sous forme de listes, de tableaux, de lettres, de statistiques, de graphiques, etc.

• Effectue des travaux d’édition (mise en page de textes, tableaux, graphiques, formulaires, etc.) pour divers documents requis par son secteur de travail.

• En charge de la reprographie générale de documents, excluant le matériel promotionnel et de communications.

• Participe à l’élaboration de rapports. Effectue la recherche et l’agencement de renseignements à inclure dans ces rapports.

• Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs de son secteur d’activités.

• Soutient la préparation, le déroulement et le suivi des rencontres du Comité consultatif de FA et d’autres activités de gouvernance.

• Contribue à mettre en place des processus adaptés au contexte de FA et à la réalité de l’École.

• Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

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Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales en technique administrative ou dans une discipline jugée équivalente et un minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente

• Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant

• Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite

• Bonne connaissance de la langue anglaise parlée

• Bonne connaissance des principes de gestion de projet

• Sens de l’organisation, autonomie et proactivité

• Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément

• Habiletés dans les relations interpersonnelles

• Esprit méthodique, rigueur, minutie, précision et souci du détail

• Disponibilité pour effectuer du travail à l’extérieur de l’horaire régulier

• Capacité de travailler en équipe

• Très bonne connaissance de l’écosystème HEC Montréal (atout)

• Très bonne connaissance des outils courants de HEC Montréal en matière de comptabilité et finances (atout)

• Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques en usage à HEC Montréal (atout).

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Avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés
• Horaire estival: 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail: mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Accès à un service de télémédecine

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