Coordonnateur(trice) des ventes

Job Description

Au cœur de la Force Spéciale Acier Ouellette, la coordonnatrice des ventes est le pivot administratif et stratégique de l’équipe commerciale. Elle assure un soutien fluide et proactif à 12 représentants aux ventes répartis sur les deux sites, tout en étant le premier point de contact de l’entreprise.

Bien au-delà de la réception, elle contribue activement à la performance commerciale : suivi des indicateurs de ventes, communication proactive avec les clients, maîtrise avancée du système ERP et coordination rigoureuse des documents administratifs liés aux commandes et à la facturation. Sa rigueur, son sens du service et son initiative directe contribuent à notre promesse d’entreprise : « Passionné par le service ; au-delà des métaux, au-delà des attentes. »

Tâches types :

Accueil et gestion des communications

• Accueillir les visiteurs, clients et partenaires avec courtoisie, en reflétant les valeurs et l’image de marque d’Acier Ouellette.
  
• Répondre aux appels entrants, filtrer et transférer les communications au bon interlocuteur; prendre les messages avec exactitude.
  
• Contacter les clients lorsque leurs commandes sont prêtes à être récupérées et consigner les suivis dans le système.
  
• Recevoir et distribuer le courrier, les colis et les livraisons internes.
  

Soutien stratégique aux ventes

• Agir comme personne-ressource administrative pour les représentants des deux sites, en assurant la continuité du soutien même à distance pour l’équipe de Valleyfield.
  
• Imprimer et distribuer les commandes des vendeurs internes en télétravail au bon département (préparation, production ou logistique); vérifier la complétude des documents avant transfert.
  
• Compiler et mettre à jour les indicateurs de ventes et les tableaux de bord (volume de commandes, délais, taux de service, écarts) et les transmettre aux gestionnaires selon la fréquence définie.
  
• Signaler proactivement les anomalies ou tendances observées dans les données de ventes aux représentants concernés.
  
• Appuyer les représentants dans la mise à jour et la réimpression de documents administratifs liés aux ventes.
  

Communication proactive avec les clients

• Initier des communications sortantes auprès des clients pour le suivi des commandes en cours, les relances et la confirmation des délais de livraison.
  
• Participer au suivi de satisfaction client en faisant des appels de contrôle pondérés, selon les lignes directrices établies.
  
• Assurer un suivi rigoureux jusqu’à la clôture de la commande et documenter les interactions client dans le système de suivi.
  
• Escalader rapidement les enjeux complexes au représentant responsable du compte, en fournissant un résumé structuré de la situation.
  

Gestion avancée du système ERP

• Naviguer de façon autonome dans l’ERP pour consulter l’état des commandes, l’historique client, les niveaux d’inventaire et les statuts de livraison.
  
• Saisir ou corriger des informations administratives dans le système selon les directives reçues des représentants ou de la direction.
  
• Générer des rapports et extractions ponctuelles à partir du système pour alimenter les tableaux de bord ou répondre aux besoins de l’équipe.
  
• Participer à la mise à jour et au maintien de la qualité des données clients dans le système.
  

Suivi administratif et facturation

• Effectuer le jumelage des bons de livraison et des bons de production pour envoi à l’équipe de comptabilité en vue de la facturation.
  
• S’assurer que les documents transmis à la comptabilité sont complets, exacts et conformes.
  
• Maintenir un système de classement logique et accessible pour les dossiers de facturation et de livraison (papier et numérique).
  
• Aider ponctuellement à la numérisation ou à l’archivage des dossiers administratifs.
  

Gestion des objets promotionnels

• Gérer l’inventaire des objets promotionnels (stylos, vêtements corporatifs, articles cadeaux).
  
• Préparer les commandes de matériel promotionnel et assurer l’approvisionnement au besoin.
  
• Coordonner la distribution lors d’événements internes, promotions ou activités clients
  

Animation des médias sociaux et communications

• Créer des visuels engageants aux couleurs d’Acier Ouellette (publications, stories, bannières, infolettres), en respectant rigoureusement les standards de l’image de marque.
  
• Rédiger les légendes, textes de publications et messages promotionnels adaptés au ton de chaque plateforme et à la voix de l’image de marque.
  
• Planifier et publier le contenu sur les plateformes actives selon un calendrier éditorial défini avec la direction; assurer une fréquence de publication régulière.
  
• Collaborer à la préparation de l’infolettre interne ou externe et effectuer des envois massifs (mass mailing), en assurant la mise à jour des listes de distribution.
  
• Proposer proactivement des idées de contenu (réalisations clients, moments d’équipe, actualités de l’entreprise, offres d’emploi, promotions) et les soumettre à la direction pour approbation avant diffusion.
  

Coordination administrative générale

• Rédiger les comptes rendus de réunions internes et en assurer la distribution dans les délais requis.
  
• Assurer la propreté et l’ordre du poste d’accueil (aire d’entrée, comptoir, salle d’attente).
  
• Collaborer avec l’équipe administrative pour assurer le bon déroulement quotidien des activités.
  

Profil

Qualifications :

Formation : Diplôme d’études secondaires obligatoire; un DEC en administration, bureautique ou gestion commerciale est un atout significatif.

Expérience : Minimum de 2 à 3 ans d’expérience dans un rôle administratif ou de réception, idéalement dans un milieu industriel, manufacturier ou de distribution.

Compétences informatiques : Maîtrise de la Suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word). Expérience avec un système ERP (consultation avancée, saisie, extraction de rapports). Aisance avec les outils de communication (téléphonie IP, portails clients). Maîtrise de Canva (création de visuels, gabarits de marque, publications). Connaissance des plateformes de médias sociaux (Facebook, LinkedIn, Instagram) et de leurs bonnes pratiques de publication.

Langues : Bilinguisme fonctionnel (français et anglais) pour accueillir et communiquer avec les clients.

Connaissances supplémentaires : Une connaissance de base des processus de commande, livraison et facturation dans le domaine de la distribution d’acier constitue un atout.

Compétences comportementales (savoir-être)

Sens de l'organisation : capacité d'organiser son travail, de gérer son temps et d'établir des priorités. Habileté à structurer ses tâches de manière à être le plus efficace possible et à respecter les échéances.

Autonomie : Aptitude à penser et agir avec indépendance. Capacité de travailler avec un minimum de supervision et de lignes directrices.

Communication : Capacité de transmettre l'information et d'adapter ses propos en fonction des lecteurs ciblés. Habileté à parler et à rédiger de manière compréhensible.

Respect des règles : Capacité de travailler efficacement dans un milieu structuré où il y a plusieurs règles établies. Volonté de respecter les règles.

Analyse : Aptitude à déceler tous les aspects d'un problème ou d'une situation en posant les bonnes questions. Capacité d'utiliser toutes les informations disponibles permettant de comprendre une situation sous tous ses angles.

Minutie : Aptitude à réaliser son travail avec une grande précision et à porter attention aux détails.

Discrétion : Habileté à ne pas divulguer de l'information confidentielle ou sensible.

Compétences techniques (savoir-faire)

Coordination des ventes : capacité à soutenir efficacement une équipe de représentants multi-sites, en gérant les flux documentaires et en assurant la continuité du service.

Suivi des indicateurs : habileté à compiler, présenter et interpréter des données de ventes (tableaux de bord, rapports de suivi, écarts de performance).

Communication client proactive : compétence à initier et gérer des communications sortantes structurées avec les clients, en assurant un suivi rigoureux et documenté.

Maîtrise avancée de l’ERP : capacité à naviguer de façon autonome dans le système, générer des rapports et maintenir la qualité des données.

Traitement administratif : capacité à jumeler correctement les bons de livraison et de production, vérifier la cohérence des informations et transmettre des dossiers complets à la comptabilité.

Gestion des médias sociaux : Habileté à planifier, rédiger et publier du contenu sur Facebook, LinkedIn et Instagram; capacité à surveiller l’engagement et répondre de façon professionnelle au nom de l’entreprise.

Création visuelle : maîtrise de Canva pour la conception de visuels (publications, bannières, infolettres) conformes à la charte graphique d’Acier Ouellette

Classement et traçabilité : organisation efficace des dossiers papier et numériques pour faciliter la consultation rapide et la facturation.

Requirements
Formation : Diplôme d’études secondaires obligatoire; un DEP en secrétariat, bureautique ou administration est un atout. Expérience : Minimum de 1 à 2 ans d’expérience dans un rôle administratif ou de réception, idéalement dans un milieu industriel, manufacturier ou de distribution. Compétences informatiques : Maîtrise de la Suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word). Aisance avec les systèmes de gestion internes (ERP ou équivalent) pour le suivi des commandes. Bonne maîtrise des équipements de bureau (imprimantes, photocopieurs, téléphonie IP). Langues : Bilinguisme fonctionnel (français et anglais) pour accueillir et communiquer avec les clients. Connaissances supplémentaires : Une connaissance de base des processus de commande, livraison et facturation dans le domaine de la distribution d’acier constitue un atout.