Adjointe Administrative

Adjointe Administrative

Montréal, QuébecTitre : Adjoint(e) administratif(ve)
Division : Exécutifs

Créer, moderniser, intégrer et entretenir les solutions numériques et technologiques. Logient offre des services de consultation, de développement et de gestion en vue de simplifier votre monde, sous un seul et même toit. Avec plus de 1500 projets réalisés au cours de plus de 20 ans, Logient se différencie grâce à son approche holistique et par la relation qu’elle bâtit avec tous ses clients. Expérience et expertise font la paire. Transparence et rigueur sont omniprésentes.

Sommaire du poste :
Logient est à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve), qui assistera notre Président ainsi que notre Directrice Générale. La personne titulaire du poste contribuera à la bonne marche de l’organisation à deux niveaux :
La gestion du bureau à titre de Coordonnateur(trice).
Elle sera, à ce titre, présente 3 jours / semaine au bureau afin de veiller à la bonne gestion opérationnelle quotidienne.
Le soutien administratif auprès du Président et de la Directrice Générale de Logient à titre d’adjoint(e) administratif(ve).
La personne secondera le Président et la Directrice Générale dans différents dossiers de gouvernance corporative et assurera des suivis rigoureux et diligents. Elle sera responsable du suivi des différents dossiers, dont certains plus stratégiques en suggérant de nouvelles idées, procédures ou normes pouvant contribuer à l’efficacité administrative de l’organisation. De même, plus largement, la personne aura pour rôle d’appuyer l’équipe dans l’exercice de ses fonctions, de voir aux suivis administratifs, de contribuer à la mise en œuvre du plan de communication interne.

Responsabilités :

Volet gestion du bureau à titre de Coordonnateur(trice) :

• Assurer une présence à l’accueil du bureau 3 jours/ semaine afin d’orienter les visiteurs et recevoir les livraisons en lien avec le fonctionnement du bureau ;
• Collaborer avec les différents fournisseurs afin d’offrir une expérience client/employé unique ;
• S’assurer que les espaces de travail du bureau soient accueillants ;
• Coordonner les différentes activités permettant la bonne gestion du bureau (organisation d’événements, activités d’équipe et sous-traitance, etc.) ;
• Établir et maintenir des relations appropriées avec les différents clients et interlocuteurs ;
• Veiller à la gestion du courrier ;
• Assurer les commandes en lien avec les besoins suivants :
• Épicerie à chaque semaine ;
• Fournitures de bureau au besoin ;
• Gérer les demandes adressées aux boîtes courriels « Quartier général » et « Logient communications » ;
• Contacter le réparateur concerné ou le concierge de l’immeuble en cas de bris de matériel.

Volet adjoint(e) administratif(ve) en soutien au Président et à la Directrice Générale :
• Coordonner et s’assurer de la logistique des réunions des différents comités (stratégique, exécutif, direction) ;
• Rédiger les notes de rencontres des différents comités et les mettre au propre pour les communiquer aux différents intervenants ;
• Préparer et réviser certains documents avant et après les rencontres;
• Assurer la mise en page et la révision linguistique des documents ;
• Coordonner la logistique des rencontres avec les clients (réserver les salles, préparer l’ordre du jour, accueillir les clients, etc.) ;
• Gérer la base de données des contacts et des partenaires de l’organisation;
• Gérer, filtrer et rediriger au besoin les appels téléphoniques et/ou courriels adressés à la haute direction ;
• Gérer l’agenda du Président et chef de la direction ;
• Coordonner le calendrier des communications interne et externe.

Exigences :
• Détenir au minimum un diplôme d’études collégiales en technique administrative ou équivalent ;
• Cumuler un minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif pour des professionnels ;
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit ;
• Maîtrise de la Suite MS Office.

Compétences :
• Travaille avec précision et minutie ;
• Faire preuve de polyvalence, d’autonomie et de débrouillardise ;
• Discrétion, capacité d’organiser son travail et d’établir les priorités de projets multiples dans des délais serrés ;
• Communication claire et concise ;
• Soucis du service à la clientèle, comprend les besoins et attentes des clients internes et externes et y répond adéquatement ;
• Apte à travailler en équipe, collabore avec les autres pour atteindre des objectifs communs ;
• Habile avec l’informatique ;
• Connaissance des systèmes d’exploitation Windows 10 et Mac OS, un atout.