Adjoint | Adjointe administrative (Prolongement de la ligne bleue)

Job Description

CIVIL

EBC sort des sentiers battus et déploie tout son savoir-faire pour réaliser des projets d’infrastructures majeurs : ponts, routes, autoroutes, tunnels, installations maritimes. Notre capacité à respecter les échéanciers et les budgets ainsi que notre vaste expertise dans le domaine nous permettent de participer activement aux projets d’envergure tels que le pont Samuel-De Champlain, le Réseau express métropolitain (REM) et Site C.

Notre équipe chevronnée d’ingénieurs, gestionnaires de projets et autres spécialistes met également son énergie à la construction de parcs éoliens et au profit des projets hydroélectriques tels que barrages, centrales, tunnels et digues. EBC se positionne comme un véritable chef de file dans ce secteur. Notre offre de services spécialisés fait notre renommée au Canada.

Venez déplacer des montagnes avec nous!

RESPONSABILITÉS

• Mise à jour quotidienne du registre de suivi des livrables pour chaque lot (x5-6)
  
• Faire le suivi avec les membres de l’équipe sur les échéanciers pour les livrables
  
• Faire le suivi des documents refusé par le client avec les membres de l’équipe
  
• Valider dans Aconex & Unifier
  
• Faire état à la direction 1x semaine sur l’avancement
  
• Créer des graphiques, PowerBI, etc. pour suivre l’état des livrables
  
• Soumettre les documents au client
  
• Créer les fiches d’identification de document
  
• Demande de # de document
  
• Soumettre des documents sur logiciel
  
• Assister dans la collecte de données
  
• Regrouper les documents (bilans, billets de pesées, manifestes, etc.)
  
• Inscrire les données des documents dans un registre
  
• Colliger les documents (Excel, word, pdf) dans un seul document
  
• Formater les documents selon les gabarits de projet
  
• Colliger des données des systèmes informatiques (débits et m3 d'eau rejetée, tendances pH, tendances MES, etc.) dans des registres
  
• Préparation des documents d’audits (colliger des documents, aller chercher les informations manquantes des conseillers ou auprès des chantiers - ex. sismographes et sonomètres)
  
• Audits internes
  
• Audits externes (client PLB, partenaires)
  
• Prise de notes de rencontres et suivi des actions des membres de l'équipe
  
• Préparation de rencontres, assembler les points des membres d’équipe
  
• Tenir à jour la documentation de l’équipe environnement sur SharePoint et dans les systèmes informatiques (Aconex, ACC, Unifier)
  
• Systèmes de gestion Environnement
  
• Assister dans la création de documentation
  
• Assurer le formatage (page titre, sections, etc.)
  
• Faire la comparaison de documents et soulever les différences clés (suivi des modifications)
  
• Suivi de facturation dans le système informatique
  

Responsabilités pour équipe RH :

Accueil des travailleurs

• Récupération des documents d’embauche
  
• Scan des documents d’embauche et classement dans le dossier physique de l’employé
  
• Envoi des courriels de bienvenue
  
• Coordination avec SST pour les accueils
  
• Tableau de mouvement de main d’œuvre
  
• Mise à jour du tableau en ajoutant les nouveaux travailleurs
  
• Maintien de l’onglet Carte CCQ et Visa à jour
  
• Mise à jour du tableau destiné aux commis
  

Requirements

EXIGENCES

• Maîtrise des logiciels MS Office, MS Project et BIM (un atout majeur);
  
• Excellente maîtrise de la langue française, Bilinguisme est un atout.
  

• Planification, organisation et gestion des priorités;
  
• Esprit de service;
  
• Initiative, autonomie et débrouillardise;
  
• Gestion du stress et bonne tolérance à l’ambiguïté;
  
• Discrétion et professionnalisme;
  
• Rapidité d’exécution.
  

Benefits

CONDITIONS PROPOSÉES PAR L'ÉQUIPE EBC

• Un salaire compétitif;
  
• 4 semaines de vacances annuelles;
  
• Programme complet d’assurances collectives modulaire dès l'entrée en poste;
  
• Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24;
  
• Un programme de REER collectif avec cotisation de l’employeur dans un RPDB ;
  
• Un programme d’aide aux employés;
  
• De la formation continue;
  
• Un club social actif;
  
• Un milieu de travail convivial et stimulant;
  
• Des projets d’envergures;
  
• Entreprise « reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada;
  
• Programme de vêtements corporatifs dès l’embauche.
  

Requirements
EXIGENCES Détenir un certificat universitaire en archivistique, en gestion documentaire ou en gestion de l’information numérique ; Posséder 5 à 8 ans d’expérience en gestion documentaire ou dans le domaine des archives ; Expérience pertinente dans une entreprise de construction (un atout) ; Expérience pertinente en matière de gestion des documents de projets d’ingénierie (un atout) ; Bonne connaissance des lois et normes régissant les archives ; Bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams) ; Connaissance du logiciel BIM 360 (un atout) ; Connaissance générale des documents d’ingénierie et de gestion de projets ; PROFIL RECHERCHÉ Excellente capacité d’analyse et de synthèse ; Grande autonomie et souci du détail ; Faire preuve d’initiative, de rigueur et d’intégrité; Expérience de travail sur des chantiers de grande envergure; Capacité à s’intégrer dans un environnement d’équipe et aptitudes personnelles à encourager le travail d’équipe.