Adjoint(e) à la direction régionale

SOMMAIRE DU POSTE Sous la responsabilité du Vice-président(e) régional(e), le titulaire du poste lui apporte son soutien et assure une liaison efficace entre ce dernier et les intervenants internes et externes des Fonds régionaux. Il soutient également les autres membres de l'équipe des Fonds régionaux dans la préparation et le suivi de leurs dossiers d'investissement et les autres tâches administratives. Il assure le service aux épargnants du Fonds de solidarité FTQ lorsque requis. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Accomplit les tâches de secrétariat général avec un très grand niveau d'autonomie, y incluant la rédaction de la correspondance et tout autre document administratif requis.Reçoit, filtre et traite toute demande verbale ou écrite adressée au supérieur immédiat, y répond elle-même ou les réfère aux personnes concernées lorsque requis; s'assure du suivi de ces demandes et de la satisfaction de la clientèle.Révise les textes de positionnement et d'autorisation des dossiers.Prépare la documentation juridique requise en prévision de la clôture des investissements et achemine la documentation postclôture selon les directives prescrites.Prépare tout document requis par sa fonction.Gère l'agenda de son supérieur immédiat, prépare la documentation nécessaire à ses activités et planifie ses déplacements.Collabore à la préparation des ordres du jour et assure la prise de notes et la rédaction des compte rendus et des procès-verbaux lors des rencontres d'équipe et du conseil d'administration; tient à jour les registres et les documents légaux découlant des réunions du conseil d'administration.Assure l'entrée de données et la mise à jour des données de prospection et des activités promotionnelles dans la base de données; imprime les rapports d'activités dans les délais prescrits. - Entre les informations requises dans le système de gestion et de suivi.Voit à l'organisation de divers événements reliés aux activités promotionnelles internes et à la mise à jour du calendrier des activités.Assure le suivi administratif des diverses politiques et procédures internes telles que : classement, embauche et intégration d'un nouvel employé, comptes de dépenses, achat et commande de matériel et de papeterie, suivi CP, liaison avec les services comptables externes, etc.; assure aussi le bon ordre et la propreté de la réception et des lieux communs.Effectue l'accueil des épargnants du Fonds de solidarité FTQ à la succursale régionale et les accompagne dans leur demande de services. Valide le besoin, transmet l'information pertinente sur les produits et services, mets à jour les informations personnelles au dossier, révise les documents et les différents formulaires administratifs rempli par l'épargnant.Accompagne l'épargnant selon sa situation en matière de rachat d'actions en fonction d'une procédure établie ; offre le service pour certains critères (65 ans, retraite et RAP) et réfère au besoin l'épargnant à un agent d'information pour les autres types de critères. RÔLE GÉNÉRAL Participe à tout projet pour lequel son expertise est requise et ce, pour l'ensemble du réseau des Fonds régionaux.Protège les intérêts, les valeurs et les orientations des Fonds régionaux.Effectue, au besoin, toute autre tâche reliée à la fonction que peut lui confier son supérieur immédiat, incluant notamment des mandats pour le compte du réseau des Fonds régionaux. PROFIL RECHERCHÉ Formation : Diplôme d'études collégiales, spécialité en technique de secrétariat, en technique administrative ou l'équivalent.Expérience : Expérience pertinente minimale de cinq (5) ans dans un environnement similaire. Autres Excellente connaissance du français parlé et écrit. Maîtrise d'outils et de logiciels informatiques. Compétences Habileté à communiquer de façon orale et écriteCapacité à rédiger et esprit de synthèse. Capacité d'attention soutenue et de concentration. Faire preuve d'autonomie, d'initiative, de diplomatie, de jugement et de discrétion. Développer et maintenir de bonnes relations interpersonnelles et une bonne approche client. Savoir organiser et gérer les priorités. Atouts : Connaissance fonctionnelle de l'anglais parlé