Réceptionniste

Réceptionniste / Receptionnist

Dans le cadre de ses ententes avec ses différents clients, Procom est actuellement à la recherche d’un / une réceptionniste pour une entreprise dans le domaine du service conseils.

Notre client est situé à Montréal.

Description des tâches et responsabilités Réceptionniste

Les responsabilités du poste incluent :

• Recevoir et transférer des appels;
• Accueil et enregistrement des visiteurs;
• Fournir des informations de base au personnel et aux clients;
• Mettre en œuvre les procédures d'ouverture / fermeture du bureau (éclairages, ouverture et fermeture des portes, etc.);
• Traitement du courrier et de la messagerie, réception et distribution des fax;
• Gestion des salles de conférence (support restauration si besoin);
• Entretien de la zone d'attente des visiteurs;
• Soutenir les activités quotidiennes du bureau;
• Régler les questions relatives aux installations avec le responsable des opérations ainsi que faire les appels de service;
• Traitement des factures fournisseurs;
• Rédaction de correspondances standards et personnalisées, préparation des publipostages (étiquettes, mise sous pli, assemblage de documents, etc.);
• Tout autre travail administratif pour atteindre les objectifs de l'équipe.

Exigences du poste Réceptionniste

• Diplôme d'études secondaires requis. Une éducation postsecondaire est un atout;
• Expérience antérieure de travail dans une entreprise de services professionnels préférée;
• Expérience avec Google Suite;
• Expérience avec Microsoft Office / 365;
• Bilinguisme (anglais-français);
• Solides compétences en communication écrite et verbale;
• Orienté service client;
• Capacité d'écoute et capacité à communiquer efficacement avec l'équipe, les autres membres du personnel et les clients;
• Excellent jugement et solides compétences en résolution de problèmes;
• Capacité à s'adapter, à respecter des délais serrés et à faire preuve de flexibilité;
• Capacité à réorganiser le travail en fonction de priorités changeantes;
• À l'aise avec les fonctionnalités logicielles intermédiaires ainsi qu'avec la technologie et la capacité de s'adapter, d'apprendre et d'investir dans la formation continue.

Type de poste

Contractuel 6 mois avec de fortes possibilités de renouvellement.

Date de début

Immédiatement

ENGLISH VERSION

Receptionnist

As a part of its agreements with its various clients, Procom is currently seeking a Receptionnist. Our client is located in Montréal.

Job details Receptionnist

Key responsibilities for this position include :

• Receive and transfer calls;
• Reception and registration of visitors;
• Provide basic information to staff and customers;
• Implement the office opening / closing procedures (lights, opening and closing doors, etc.);
• Processing mail and messaging, receiving and distributing faxes;
• Management of conference rooms (catering support as needed);
• Maintaining the visitor waiting area;
• Support the daily activities of the office;
• Settle questions relating to installations with the operations manager as well as make service calls;
• Processing of supplier invoices;
• Drafting of standard and personalized correspondence, preparation of mailings (labels, enveloping, assembly of documents, etc.);
• Any other administrative work to achieve the team's objectives.

Mandatory Skills Receptionnist

• High school diploma required. A post-secondary education is an asset;
• Previous experience working in a Professional Services Firm preferred;
• Experience with Google Suite;
• Experience with Microsoft Office / 365;
• Bilingualism (English / French);
• Strong written and verbal communication skills;
• Customer service oriented;
• Listening skills and the ability to communicate effectively with the team, other staff and customers;
• Excellent judgment and strong problem-solving skills;
• Ability to adapt, meet tight deadlines and be flexible;
• Ability to reorganize work according to changing priorities;
• Comfortable with intermediate software functionalities as well as with technology and the ability to adapt, learn and invest in continuing education.

Assignment Length

6-month contract renewable

Start date

Immediately