Réceptionniste - Contrat

Description du poste

Rendant compte au Directeur de l'Expérience au Travail, le Réceptionniste est un professionnel orienté vers le service client, responsable de l'accueil des visiteurs, de la gestion d'un standard téléphonique multi-lignes et de la gestion des salles de réunion.

De plus, le réceptionniste est chargé de compiler et de gérer les données sur les nouvelles recrues et les employés temporaires actuels.

Participer et s'engager dans des initiatives et réunions plus larges sur l'Expérience au Travail et les Services Corporatifs est également requis.

Le réceptionniste fournira également une assistance administrative et opérationnelle à l'ensemble du département des Services Corporatifs.

Le réceptionniste travaille en collaboration avec le second réceptionniste et partage la responsabilité de gérer de manière fluide le bureau de réception et la zone du hall.

Le Réceptionniste offre un soutien accru à travers des initiatives interdépartementales, formule et standardise les processus et politiques de Réception au fur et à mesure de leur évolution.

Dans ce poste, les Réceptionnistes renforceront la position du CPPIB en tant qu'investisseur mondial et refléteront fortement nos Principes Directeurs d'Intégrité, de Partenariat et de Haute Performance.

SOUTIEN À LA RÉCEPTION

• Présente une image accueillante et professionnelle dans toutes les interactions avec les invités externes et internes.
• Accueille chaleureusement et enregistre tous les visiteurs, fournisseurs et nouvelles recrues au bureau de Toronto du CPPIB ;

notifie l'hôte pour assurer une prestation de service fluide conçue pour améliorer la productivité et l'efficacité de nos invités et réunions.

• Présente une image chaleureuse, accueillante, professionnelle et posée dans toutes les interactions avec les invités et les employés du CPPIB.
• Fournit à tous les nouveaux employés du CPPIB les informations du premier jour, coordonne avec d'autres départements si nécessaire.
• Possède un haut degré de compétence, y compris une résolution de problèmes efficace pour aider les employés du CPPIB dans toutes les questions liées aux invités et aux réunions.

Crée une atmosphère accueillante et professionnelle pour tous les visiteurs du CPPIB et répond aux demandes des invités de manière efficace et rapide.

• S'assure que toutes les actions sont discrètes de manière à ce que le visiteur se sente confiant que sa présence et le contenu de sa réunion ont été gérés avec le focus approprié sur la confidentialité.
• Répond à tous les appels téléphoniques entrants de manière accueillante et professionnelle et redirige si nécessaire. S'assure que toutes les demandes téléphoniques sont traitées efficacement, poliment et avec confidentialité.
• Fournit un engagement rapide avec les clients / collègues selon les besoins ; s'assure que les demandes sont satisfaites par ordre d'urgence et d'importance.
• Fournit un soutien et coordonne le flux de service et d'information dans le cadre de procédures établies et avec un degré modéré de supervision.
• Les réceptionnistes connaissent tous les employés clés du CPPIB et leurs assistants en créant une base de données partagée avec toute personne qui s'assoit à la réception.
• Les réceptionnistes gèrent et maintiennent une liste à jour des représentants départementaux pour un transfert d'appel rapide, mise à disposition de toute personne qui s'assoit à la réception.
• Détermine toute cause de risque ou de préoccupation pour la sécurité et est formé pour désamorcer et suivre les protocoles de sécurité pour assurer la sécurité du bureau.

Cela inclut les procédures de menace de bombe, l'enfermement dans l'ascenseur, les colis suspects, et les appels, etc.

SOUTIEN ADMINISTRATIF

• Revoit et met à jour les documents pour l'Expérience au Travail et les Services Corporatifs selon les demandes.
• Travaille sur le site de récupération d'entreprise hors site selon les demandes pour modéliser le fonctionnement quotidien du bureau dans le cadre de la Planification de la Continuité des Activités.

Préparé à travailler depuis cet emplacement en cas d'urgence réelle ou de perturbation des opérations commerciales.

• Est formé sur diverses tâches de l'Expérience au Travail pour soutenir l'équipe et remplacer si nécessaire.
• Collabore avec les membres de l'équipe sur les besoins changeants pour les logiciels existants. Identifie les besoins essentiels en logiciels et collabore avec Tech & Data lors de l'évaluation / réévaluation des besoins en logiciels et / ou des mises à jour.
• Soutient l'équipe de direction des Services Corporatifs lorsque nécessaire avec des projets où l'apport de la Réception est requis.
• Aide à l'organisation et à la planification de la formation de l'équipe lorsque nécessaire.
• Fournit un soutien à l'Expérience au Travail pour le traitement des factures, en les soumettant à la comptabilité pour paiement directement, ou via des systèmes de paiement et d'approvisionnement (Oracle).
• Aide à créer une couverture mensuelle pour la réception selon les besoins.
• Aide avec des tâches administratives diverses pour les départements de l'Expérience au Travail et des Services Corporatifs.

Les tâches peuvent être assignées pour une réalisation régulière et continue ou elles peuvent être assignées comme des "one-offs" en fonction des besoins et / ou des ressources disponibles.

• Collabore avec l'Intake de Sécurité concernant les services de carte d'accès, porte verrouillée, etc.
• Complète les métriques requises pour capturer les données selon les besoins de l'équipe de direction de l'Expérience au Travail.
• Aide avec les demandes de la réception des invités au CPPIB et des employés.
• S'assure que la zone de Réception est continuellement approvisionnée avec tous les matériaux liés au CPPIB, y compris ;

Rapports Annuels, Brochures d'Information, Livres de Présentation, etc.

• S'engage dans une variété de demandes pour soutenir les employés et les visiteurs du CPPIB, y compris ; demandes d'installations et de bâtiment, demandes de transport, demandes de courrier / colis, coordination des réservations de salle de dernière minute, coordination des demandes de support technique, coordination des demandes de service de salle de réunion.
• Présente une présentation personnelle chaleureuse, accueillante, professionnelle et une conduite dans toutes les interactions avec les employés et visiteurs du CPPIB et est motivé à contribuer à une expérience de travail incroyable.
• Doit être axé sur le client avec un désir de dépasser les attentes des clients et utiliser de fortes compétences interpersonnelles lors de l'interaction avec tous les niveaux de personnel et les visiteurs externes.
• Nécessite d'excellentes compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral en anglais (le français et d'autres langues sont un atout).
• Utilise souvent la suite Microsoft Office avec un haut niveau de compétence, démontre la capacité d'apprendre de nouveaux logiciels et de les utiliser efficacement.
• Performances sous pression, avec des délais et des demandes sensibles au temps, dans des affaires confidentielles, et dans un environnement en évolution rapide.
• Possède de solides compétences en gestion du temps et est capable de gérer plusieurs tâches à la fois.
• Nécessite de la flexibilité dans les heures de travail, la volonté de faire des heures supplémentaires, et disponible pour aider dans des activités en dehors du cadre du rôle.
• Utilise un bon jugement, de la tactique et de la diplomatie pour résoudre les problèmes de la réception au fur et à mesure qu'ils se présentent.

Cela peut inclure des problèmes liés à ; salles de réunion, visiteurs, courrier / colis, sécurité, restauration, alertes d'urgence, demandes du personnel, problèmes d'installations, etc.

• Utilise des techniques pour atténuer les biais afin de parvenir aux solutions les plus positives et reflétant la marque au sein de l'équipe, avec le personnel interne et les invités externes.
• Posséder une pensée critique et une attitude proactive est un must.
• Capable de maintenir son calme et sa sérénité dans des situations difficiles qui peuvent ou non nécessiter l'intervention de la Sécurité.
• Forte attention aux détails et précision avec la capacité d'effectuer les tâches correctement de manière constante.
• Doit être capable de maintenir un haut niveau de confidentialité en ce qui concerne les affaires commerciales.
• Doit s'adapter à une variété de rôles pour répondre aux exigences de l'organisation.
• Doit fournir rapidement précision et agilité pour se remettre rapidement et apprendre de ses erreurs.
• Doit gérer les besoins de multiples parties prenantes.

Qualifications

Diplôme d'études secondaires minimum (Diplôme collégial ou Licence préféré) avec 2 ans d'expérience en tant que réceptionniste dans un environnement de travail en entreprise.

Une expérience préalable dans des sociétés d'investissement, des banques, des cabinets d'avocats, des institutions médicales ou d'autres industries liées aux services financiers est également un atout.

Une expérience en réception / accueil, en hôtellerie et en services à la clientèle est utile.

Informations complémentaires

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