Commis de bureau/réceptionniste

Description de l'entreprise

Archives Lanaudière est un acteur majeur dans la préservation, le traitement et la diffusion du patrimoine archivistique lanaudois. Actif depuis près de trente ans, Archives Lanaudière finance sa mission par la prestation de services en gestion des documents qui s’appuient sur des normes qui respectent les plus hauts standards de qualité.

Description de l’offre d’emploi

Sous la responsabilité de la direction générale, la/le commis de bureau/réceptionniste assume le travail de bureau. De ce fait, elle/il planifie et organise le travail en vue d’assurer un fonctionnement administratif rapide et efficace dans le cadre de la mission, des activités, des politiques et des règlements de l’organisme.

La ou le titulaire du poste accomplit les tâches suivantes :
• Répondre aux appels téléphoniques et gérer les options du système téléphonique
• Répondre aux courriers électroniques envoyés dans la boîte courriel générale et les rediriger au besoin
• Traiter le courrier et coordonner la circulation des renseignements
• Tenir à jour le calendrier de l’entreprise
• Organiser et compléter les différents documents pour les cueillettes et livraisons chez les clients
• Accueillir les visiteurs et les diriger vers la personne compétente
• Supporter l’adjointe de direction dans ses diverses tâches, notamment la préparation et envoi des factures clients, les dépôts et l’entrée de données dans le système comptable.
• Participer à l’organisation des réunions
• Voir à l'achat de matériel et de fournitures de bureau, tenir l'inventaire du matériel et assurer le suivi de l'entretien des équipements
• Organiser les déplacements des employés lorsque requis et faire les réservations nécessaires
• Supporter les opérations des diverses activités de l'organisme et autres tâches connexes

Compétences et aptitudes recherchées :

• Aptitudes éprouvées en service à la clientèle
• Habileté à communiquer par écrit et à l’oral
• Français impeccable
• Connaissance éprouvée des logiciels de bureautique Microsoft Office 365
• Connaissance du logiciel Sage 50 un atout
• Capacité d’apprendre rapidement, sens de l’initiative et débrouillardise
• Sens de l'organisation et de la planification
• Entre 1 à 3 années d’expérience dans un poste similaire

Condition du poste :
Concours : COMBR-09-2025
Poste à temps partiel (de 14 à 21 heures/semaine) pour débuter.

Seules les personnes retenues seront contactées.

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Expérience1 à 2 ansCompétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité à travailler en équipe
• Sens de l’initiative