Administrative Assistant

Description

:

Relevant du vice-président – Finances corporatives, vous aurez à l’assister, ainsi que son équipe, en assurant un soutien technique proactif dans l’exécution des tâches administratives en mettant à profit votre sens de la collaboration, de la débrouillardise et de l’initiative. Vous apporterez votre soutien dans la priorisation et le contrôle des activités quotidiennes telles que la gestion de la correspondance, de l’agenda, de l’organisation d’événements et de la production de documents. De plus, vous réaliserez des mandats plus spécifiques aux finances, et effectuerez certains travaux à caractère confidentiel.

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes

• Assurer l’organisation ainsi qu’un suivi rigoureux de l’agenda du Vice-président. Tenir à jour l’agenda électronique, convocations de réunions statutaires et autres, supporter l’équipe de direction dans la planification et la coordination de certaines rencontres, tant à l’interne qu’à l’externe.
• Planifier, organiser et prendre en charge la logistique des rencontres sous la responsabilité du vice-président, et rédiger les comptes rendus du comité de gestion de la vice-présidence et autres réunions au besoin.
• Manipuler des documents et des dossiers confidentiels.
• Planifier différentes réunions financières trimestrielles et élaborer le calendrier de suivi de celles-ci en lien avec les diverses instances.
• Effectuer le suivi d’approbation des rapports financiers annuels audités.
• Procéder à la distribution de plusieurs rapports financiers, mensuels, trimestriels et annuels, et planifier le dépôt de certains sur le site Web.
• Produire divers documents financiers et présentations pour le Conseil d’administration et ses comités, et coordonner le dépôt de la documentation requise, dans les délais prescrits, pour chacun d’eux.
• Préparer les lettres, les notes de service, les rapports, les présentations et autres documents, et assurer la bonne qualité du français et de l’anglais.
• Collaborer étroitement avec la direction de la fiscalité dans le traitement d’un dossier spécifique qui demandera un suivi rigoureux, une confidentialité stricte de l’information traitée et la préparation de certains formulaires.
• Participer activement à l’élaboration des présentations PowerPoint et à la production de certains formulaires en PDF dynamique.
• Planifier les voyages d’affaires (réservations de chambres d’hôtel, d’avion et de train) et compléter les notes de frais du vice-président.
• Préparer les bons de commande et les paiements de factures à des fournisseurs.
• Réserver des salles de réunion et voir à l’organisation de celles-ci, dont les salles requises pour les besoins d’audit annuel pour les auditeurs externes.
• Participer à la planification et à la préparation du dossier d’audit annuel et à la production de divers documents requis par les auditeurs externes dans le cadre de leur audit.
• Coordonner et produire le dossier de déclaration de dépôts garantis pour l’AMF.
• Gérer le dépôt et les mises à jour des documents financiers sur le site intranet de la Vice-présidence.

Vos talents et qualifications :

• Diplôme d’études collégiales en techniques bureautique ou en secrétariat.

• Minimum de 7 ans d’expérience pertinente comme adjoint(e) de direction au sein de grande organisation

• Maîtrise avancée des outils de la suite MS Office ( Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat)

• Démontrer de la facilité dans la rédaction de textes et la préparation de présentations PPT

• Maîtrise avancée de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit et une connaissance avancée de l'anglais, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise

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