Adjoint exécutif / Adjointe exécutive – Secteur municipal

Description du poste :

L'adjoint exécutif ou d'une adjointe exécutive fournira un soutien administratif essentiel, en collaborant étroitement avec le directeur général, la mairesse et la directrice générale adjointe.

Plus particulièrement, la personne sera appelée à :

• Rédiger de la correspondance générale avec précision et concision;
• Analyser les dossiers et les documents en fonction des priorités, en suivant leur progression et en assurant le suivi des échéances;
• Gérer de manière proactive les détails administratifs importants;
• Préparer les assemblées publiques du conseil municipal, consultations publiques et séances d'information, en rédigeant l'ordre du jour, en préparant la documentation pertinente et en organisant les convocations;
• Assister à des réunions (notamment les ateliers de travail du conseil municipal et les réunions du comité de direction), rédiger les comptes rendus et faire les suivis;
• Gérer les agendas des membres de la direction et de la mairesse en planifiant leurs rendez-vous et en préparant la documentation requise, tout en organisant leurs déplacements et en gérant les dépenses associées;
• Assurer un soutien dans les dossiers de ressources humaines, notamment en collaborant à la gestion des dossiers du personnel, à la préparation de la documentation relative à l'embauche, à la formation et aux évaluations du personnel, ainsi qu'à d'autres tâches connexes;
• Assister à des ateliers ou webinaires et faire rapport de leur contenu à la direction.

Compétence(s) et formation(s) requise(s) :

Compétences et aptitudes

• Excellente connaissance du français écrit et parlé et excellente capacité rédactionnelle;
• Être reconnu.e pour son sens de la loyauté et sa discrétion, pour gérer des informations confidentielles et stratégiques;
• Faire preuve d'une grande rigueur;
• Sens de l'organisation, autonomie, professionnalisme;
• Facilité d'adaptation aux nouvelles technologies, débrouillardise;
• Avoir la capacité d'évoluer dans un contexte multitâche et de respecter de courts échéanciers;
• Maîtrise de soi, entregent, être doué.e pour les communications interpersonnelles;
• Capacité à faire face à l'incertitude, à l'ambiguïté et aux nouvelles situations;
• Être disponible pour du travail occasionnel hors de l'horaire régulier.

Formation et expérience

Nous sommes à la recherche d'une personne correspondant au profil suivant :

• Diplôme d'études collégiales pertinent et avoir au minimum 5 ans d'expérience pertinente dans des fonctions similaires.
• Toute combinaison de formations et d'expériences jugées pertinentes pourrait être considérée;
• Maîtriser les outils de la suite Office (Outlook, Word et Excel, PowerPoint, etc.);
• Connaissance du logiciel BeeOn un atout; facilité à apprendre de nouveaux logiciels;
• Connaissance des structures élus-permanents (un atout).

Conditions d'emploi :

Il s'agit d'un poste cadre permanent, à temps plein, de 35 heures par semaine. La rémunération annuelle offerte à l'entrée en fonction est de 74 724 $ (possibilité d'obtenir un échelon supérieur selon l'expérience pertinente antérieure reconnue).

Ils offrent également les généreux avantages suivants :

• Assurances collectives incluant les soins dentaires;
• REER avec contribution de l'employeur;
• 13 jours de congés fériés, 3 jours de congés personnels ainsi que 10 jours de congés maladie monnayables à 100 %;
• Horaire de 35 h / semaine condensé sur 4,5 jours (vendredi PM de congé);
• Horaire flexible;
• Possibilité de télétravail (2 jours / semaine);
• Possibilité de ski alpin et golf sans frais;
• Passe annuelle individuelle à tous les parcs de la SEPAQ;
• Plusieurs activités sociales organisées par le comité social;
• Opportunités de développement et de formation.

Façonnez l'avenir de la Municipalité du Canton d'Orford avec nous!