Réceptionniste administrative

CWBSaint-Constant, Quebec, Canada

7 days ago

Job description

At CWB , we strive to build value for the people who choose us every day : our people, our clients and our investors. We do this by :

Putting people first and building relationships with intention
Seeking out and embracing new ideas
Believing that how we do things is as important as what we do

Spécifications du rôle

Location : Centre-ville de Montréal, QC

Chez CWB Gestion de patrimoine , nous cherchons constamment à apporter de la valeur à la vie des personnes qui nous choisissent chaque jour : nos employés, nos clients et nos investisseurs. L'éthique qui nous guide et nous maintient dans cette mission est la suivante : :

Prioriser les gens et établir des relations avec intention.

Rechercher et adopter de nouvelles idées, en sachant qu'il est toujours possible de faire mieux.

Croire que la manière dont nous faisons les choses est aussi importante que ce que nous faisons.

Valoriser le pouvoir de l'inclusion à travers une culture qui reconnaît qui nous sommes et comment nous nous présentons - en tant qu'individus et en tant qu'équipe.

CWB Gestion de patrimoine vous aide à vivre pleinement.

Avec des racines qui remontent à 1939, nos fondateurs ont été les pionniers du concept de santé financière au Canada, grâce à une planification financière complète et à une gestion professionnelle des placements. Leur esprit d'innovation demeure dans l'expertise proactive et axée sur le client que nous offrons aux familles et aux propriétaires d'entreprise d'un océan à l'autre, en anglais et en français. Nos clients sont plus qu'un simple numéro. En les connaissant par leurs prénoms et leurs aspirations uniques, nos relations se prolongent au fil des décennies.

Faire partie de CWB Groupe financier nous permet d'offrir des solutions approfondies et variées pour répondre aux besoins complexes du secteur des clients bien nantis. En tant que conseiller en gestion de patrimoine de renommée au Canada, nous nous sommes vu confier plus de 8 milliards de dollars d'actifs sous gestion et administration, et plus de 2 milliards de dollars d'actifs consultatifs au sein des Services aux autochtones.

L'opportunité

La personne occupant ce poste clé offre un soutien administratif et de réception bilingue et professionnel à notre équipe Gestion de patrimoine de Montréal. Elle contribue à créer un milieu de travail solidaire et positif tout en offrant un excellent service à nos professionnels des finances et à nos clients. Nous nous attendons à un sens de l'initiative et à un respect de la confidentialité hors pair.

Le quotidien

Soutien administratif . Classer, photocopier et tenir à jour les dossiers d'archives (MS Excel et numérisation de documents).

Comités internes. Participer à divers comités et jouer un rôle important dans l'engagement collectif de l'équipe.

Soutien à la clientèle. Tenir à jour les systèmes de planification financière et de production des déclarations de revenus : créer et classer de nouveaux dossiers de clients, supprimer et traiter les dossiers inactifs, assurer l'accessibilité. Saisir les dossiers des clients dans le logiciel de comptabilité.

Finances. Coordonner la facturation pour l'équipe des finances. Colliger les comptes fournisseurs pour l'équipe de comptabilité.

Planification. Organiser des réunions avec les clients pour les conseillers et les gestionnaires de portefeuille, ainsi que des réunions d'équipe internes au besoin.

Organisation du bureau. Tenir à jour l'inventaire des fournitures de bureau et du matériel de marketing - préparer les projets et y contribuer lorsque nécessaire.

Correspondance. Aider à la distribution des rapports, des bulletins, des envois de masse et de tout le courrier sortant (y compris le courrier recommandé), les messagers et le courrier entrant.

Soutien à la réception. Effectuer toutes les tâches de réception, incluant répondre aux appels et l'accueil des clients.

Qui vous êtes et ce que vous avez à offrir

Administrateur professionnel bilingue. Bâtisseur de relations. Digne de confiance. Respecté. Agile.

Administrateur professionnel bilingue. Vous êtes un administrateur chevronné, maitrisez le français et l'anglais (à l'oral comme à l'écrit) et comptez trois ans d'expérience. Vous travaillez fort et vous avez confiance en vos capacités. Vous avez et dégagez une attitude positive en tout temps et êtes une personne-ressource de confiance.

Bâtisseur de relations. Vous avez une capacité manifeste d'établir et de maintenir des relations avec la direction, le personnel et les clients afin d'améliorer le professionnalisme et la productivité.

Digne de confiance. Vous faites preuve de respect tout en respectant la confidentialité et les engagements.

Respecté. Vous utiliserez de solides aptitudes interpersonnelles pour mobiliser les gens avec sensibilité, tact, diplomatie et professionnalisme.

Agile. Vous faites preuve de polyvalence et avez de solides aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, tant à l'écrit qu'à l'oral, qui vous permettent de travailler efficacement dans un environnement diversifié.

Communication claire. Vous transmettez clairement l'information en français et en anglais, mobilisez l'auditoire pour que le message soit transmis et compris, et créez une première impression positive avec confiance et respect.

Fiable. Comme vous êtes un professionnel très respecté, votre journée comprendra de multiples tâches concurrentes. Vous établirez l'ordre de priorité du travail et gérerez de grandes quantités d'information avec efficacité et précision.

Maitrise technique. Vous maitrisez la suite de produits Microsoft Office et vous vous adaptez à l'apprentissage de nouveaux logiciels, au besoin.

Pourquoi travailler chez nous?

Des avantages sociaux axés sur nos valeurs et nos employés.

Le bien-être est important. Notre ensemble d'avantages sociaux primé comprend une couverture santé adaptée aux besoins de notre équipe diversifiée et multigénérationnelle, ainsi qu'un programme de bien-être flexible et de généreuses options de congés pour se reposer et se rétablir.

La fierté de nos collaborateurs. Nous pensons que les personnes sont notre meilleur atout. Apportez votre pleine personnalité au travail dans un espace inclusif où votre point de vue compte. Trouvez une communauté au sein de la famille CWB dans nos groupes de représentation des employés (GRE) et développez vos objectifs professionnels grâce à nos services de coaching offert à l'échelle de l'organisation.

Nous partageons notre croissance. Nous soutenons nos employés et les communautés dans lesquelles ils vivent. Des programmes de reconnaissance entre pairs pour les succès quotidiens et les étapes importantes encouragent un esprit sain de croissance professionnelle. Parmi les autres récompenses financières, citons un salaire de base compétitif et des primes de rendement, une cotisation au REER et la détention d'actions de l'entreprise.

Nous vous offrons également la possibilité de participer à des initiatives communautaires de collecte de fonds, afin que vous puissiez rendre service aux autres. Et grâce à notre modèle d'entreprise axé sur les facteurs ESG et le développement durable, vous pouvez être fier de l'endroit où vous exercez vos talents.

Préparez-vous à faire croître votre carrière chez CWB Gestion de patrimoine. Postulez dès aujourd'hui.

En tant qu'employeur équitable, CWB Groupe financier s'engage à offrir un environnement sécuritaire et inclusif où une main-d'œuvre diversifiée s'épanouit. Nous vous accueillons et nous vous encourageons à vous investir pleinement dans votre travail. La dignité, le respect et l'égalité ne sont pas négociables. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation au cours du processus de recrutement ou de sélection, n'hésitez pas à nous contacter.

Administrative Assistant, Bilingual

Role Specifications

Location : Montreal, QC

At CWB Wealth , we strive to bring value to the lives of the people who choose us every day : our employees, our clients, and our investors. The ethics that guide and hold us to that mission are :

Put people first and build relationships with intention

Seek and embrace new ideas, knowing that better is always possible

Believe that how we do things is as important as what we do

Harness the power of inclusion through a culture that recognizes who we are and how we show up - as individuals and as a team

CWB Wealth, helping you live your best life.

With roots going back to 1939, our founders pioneered the concept of financial health in Canada through comprehensive financial planning and professional investment management. Their spirit of innovation remains in the proactive, client-focused expertise we bring to families and business owners from coast to coast, in English and French. Our clients are more than just a number. Knowing them by their first names and unique aspirations means our relationships thrive for decades.

Being part of CWB Financial Group lets us offer deep and varied resources to meet the complex needs of the high-net-worth sector. As a leading wealth advisor in Canada, we're entrusted with over $8B in assets under management and administration, and over $2B in advisory assets within Indigenous Services.

The opportunity

The Administrative Assistant provides professional bilingual administrative & reception support to our Montreal Wealth Management team. This key role contributes to a positive and supportive team environment while providing excellent service to our financial professionals and clients. A high level of confidentiality and proactivity is expected.

The day-to-day

Administrative support. Filling , photocopying, maintain archive records (MS Excel and scanning document.

Internal Committees. Participate in various committees and play an important role in supporting overall team engagement.

Client support. Maintain Financial Planning and Tax filing systems : create and file new client files, remove and process inactive ones, ensure accessibility. Enter client file records (CFRs) in accounting software.

Financials. Coordinate billing for finance team. Gather payables for accounting team.

Scheduling. Schedule client meetings for the advisors as well as internal team meetings as required.

Office organization. Maintain office supplies inventory, marketing material - prepare and assist in projects as required.

Correspondence. Assist in the distribution of reports, newsletters, mass mailings, and all outgoing mail (including registered mail), couriers and incoming mail.

Reception. Perform all reception duties including answering phones and greeting clients.

The successful incumbent

Bilingual Professional Administrator. Relationship builder. Trusted. Respected. Agile.

Bilingual professional administrator. You are a proven administrator, bilingual in French & English (verbal & written) with 3 years experience. You are hardworking and confident in your abilities. You bring and portray a positive attitude at all times & a trusted go-to.

Relationship builder. Demonstrated ability to build and maintain relationships with management, staff, and clients to enhance professionalism and productivity.

Trusted. Demonstrate respect, maintains confidentiality, and honors commitments.

Respected. You will utilize strong interpersonal skills to engage people sensitively, tactfully, diplomatically, and professionally.

Agile. Highly flexible with solid interpersonal and communication skills, both written and verbal, that allow one to work effectively in a diverse environment.

Clear communicator. Clearly conveys information in French & English, engaging the audience to ensure the message is delivered and understood, creating a positive first impression with confidence and respect.

Reliable. As a highly regarded professional, your day will include multiple competing tasks. You will prioritize work and manage high volumes of information efficiently and accurately.

Technically proficient. You are proficient with Microsoft Office Suite of products and are adept at learning new software as needed.

Why work with us?

Values-driven, people-first benefits

Wellness matters. We offer an award-winning benefits package that includes a health coverage tailored to best meet the needs of our diverse & multigenerational workforce including a flexible wellness program & generous time-away options to unplug, rest & recover.

Pride in our people. We believe people are our best asset. Bring your whole self to work in an inclusive space where your perspective matters. Find a community within the CWB family in our Employee Represented Groups (ERGs) and develop your professional goals through our organization-wide coaching services.

Giving as we grow. We support our people and the communities they live in. Peer-to-peer recognition programs for day-to-day wins and milestones encourage a healthy spirit of professional growth. Other financial rewards include competitive base salary and pay-for-performance incentives, RRSP matching, and company ownership.

We also create opportunities for you to get involved in community fundraising initiatives, so you can give back to others. And under our ESG and sustainability-focused business model, you can feel proud of where you invest your talents.

Get ready to live your best life with a career at CWB Wealth. Apply today.

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As an equitable employer, CWB Financial Group is committed to providing a safe and inclusive environment where a diverse workforce thrives. You are welcomed and encouraged to bring your whole self to work. Dignity, respect and equality are non-negotiables. If you require accommodation during any part of the recruitment or selection process, please reach out.

Closing Date :

Position closes at 12 : 01am on the close date identified below.

12 / 3 / 2024