Executive Assistant

Position / Poste : Executive Assistant / Adjoint(e) de direction

Location / Lieu : Moncton / Dieppe, New Brunswick / Nouveau-Brunswick

Company / Entreprise : Admiral Security / Admiral Investigations Atlantic Inc.

Type : Full-Time, Permanent / Temps plein, permanent

Salary / Salaire : $50,000 – $55,000 / year (commensurate with experience, plus benefits)

Language Requirement / Exigence linguistique : Bilingual (English / French) / Bilingue (anglais / français)

About Admiral Security / À propos d’Admiral Security

Admiral Security is Atlantic Canada’s leading provider of private security and investigative services, with over 35 years of experience. We serve public agencies, municipalities, healthcare, and major corporations. Our reputation is built on professionalism, innovation, and exceptional customer service.

Admiral Security est le chef de file en Atlantique pour les services de sécurité privée et d’enquêtes, avec plus de 35 ans d’expérience. Nous desservons des agences publiques, des municipalités, le secteur de la santé et de grandes entreprises. Notre réputation repose sur le professionnalisme, l’innovation et un service client exceptionnel.

Position Overview / Sommaire du poste

We are seeking a highly organized, proactive, and bilingual Executive Assistant to provide comprehensive support to our executive leadership team. The successful candidate will play a key role in ensuring efficient office operations, managing sensitive information, and representing Admiral Security with professionalism and discretion.

Nous recherchons un(e) adjoint(e) de direction hautement organisé(e), proactif(ve) et bilingue pour soutenir notre équipe de direction. La personne retenue jouera un rôle clé dans l’efficacité des opérations, la gestion d’informations sensibles et la représentation d’Admiral Security avec professionnalisme et discrétion.

Key Responsibilities / Responsabilités principales

• Manage executive calendars, schedule meetings, and coordinate appointments
• Gérer les agendas des dirigeants, planifier les réunions et coordonner les rendez-vous
• Prepare, proofread, and manage confidential correspondence and reports
• Préparer, réviser et gérer la correspondance et les rapports confidentiels
• Organize and support meetings, including agenda preparation and minute-taking
• Organiser et soutenir les réunions, y compris la préparation des ordres du jour et la prise de notes
• Act as a liaison between executives, staff, clients, and external partners
• Servir d’intermédiaire entre la direction, le personnel, les clients et les partenaires externes
• Coordinate travel arrangements and logistics
• Coordonner les déplacements et la logistique
• Assist with project tracking and document management
• Aider au suivi des projets et à la gestion documentaire
• Conduct research and prepare executive-level reports as needed
• Effectuer des recherches et préparer des rapports pour la direction au besoin
• Support HR, recruitment, and onboarding processes
• Soutenir les processus RH, le recrutement et l’intégration
• Maintain confidentiality and professionalism at all times
• Maintenir la confidentialité et le professionnalisme en tout temps
• Perform other administrative duties as assigned
• Accomplir d’autres tâches administratives selon les besoins

Qualifications

What We Offer / Ce que nous offrons