Adjoint administratif/adjointe administrative

Description de l'entreprise

Panache Maçonnerie est une entreprise locale située dans les Laurentides, spécialisée dans les travaux de maçonnerie résidentielle. Fondée par un artisan passionné, l’entreprise valorise la rigueur, la transparence et l’organisation. Afin de soutenir sa croissance, elle souhaite intégrer un soutien administratif fiable et structuré. Nous favorisons un environnement de travail collaboratif, stable, et accessible à tous les profils.

Description de l’offre d’emploi

Ce que nous recherchons:
L’adjoint(e) administratif jouera un rôle central dans la gestion quotidienne des activités administratives de l’entreprise. Relevant directement du directeur de l’entreprise, l’adjoint(e) administratif devra assurer un soutien efficace.

Au sein de notre équipe, votre rôle sera :

Suivis clients et Tâches administratives

• Gérer les appels téléphoniques et les courriels
• Répondre aux demandes de renseignements
• Tenir les dossiers de chaque client à jour
• Proposer et prévoir les rencontres pour les estimations
• Communiquer aux clients les dates de services, les prérequis, etc.
• Faire le suivi auprès du client
• Assurer le classement numérique et papier de la documentation
• Compiler des statistiques et rapports de base à la demande du directeur
• Préparer et garder à jour les contrats

Devis et Facturation

• Rédaction de l’offre de service détaillé avec devis
• Rédiger les soumissions
• Préparer les factures
• Faire le suivi de la facturation– dépenses et offre de services
• Effectuer de l’entrée des données dans différents outils bureautiques
• Tenir à jour le dossier des dépenses

Planification et Gestion du travail sous instructions du directeur

• Assurer la gestion de l’agenda de travail
• Prévoir l’ordre de travail en fonction des priorités, des délais, des urgences
• Prévoir la gestion des visites de chantiers
• Établir et tenir l’inventaire du matériel et des ressources nécessaires
• Faire les commandes de matériel

Ce que nous offrons et avantages sociaux :

• Poste présentiel *Aucune possibilité de télétravail
• Horaire : lundi au jeudi (3 jours de congés soit vendredi, samedi et dimanche)
• Journée de travail débutant à 8h00 et finissant à 16h00
• 2 pauses de 15 minutes rémunérées
• 1 pause de 30 minutes non rémunérée
• Des heures supplémentaires peuvent être requises selon les besoins et les urgences
• Congés de maladie offert selon les normes de travail – CNESST
• 2 semaines de vacances

Compétences requises:

• Un diplôme d’études secondaire - exigé
• Un diplôme collégial en gestion ou administration ou dans un domaine connexe est exigé
• * Les diplômes étrangers sont acceptés
• 1-6 mois d’expérience entant qu’adjoint(e) administratif – nous acceptons les profils juniors
• 0-12 mois d’expérience en travail de bureau est un atout
• Une familiarité en construction sera priorisée

Qualités recherchées:

• Connaissance de logiciels informatique Office, Word et une connaissance générale en facturation
• Un bon sens de l’organisation pour gérer les différents projets à la fois avec des échéances à respecter
• De bonnes habilités de communication
• Réactivité
• Professionnalisme
• De la rigueur et souci du détail pour vérifier l’exactitude des devis, des factures et des contrats
• Maitrise des outils bureautiques
• Autonomie
• Une connaissance du secteur de la construction : la terminologie technique et les processus administratifs propres au domaine; sera fortement priorisé

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Formations

• Diplôme d’études secondaires (DES)

Expérience1 à 6 moisCompétences

• Polyvalence
• Respect des normes et règlements
• Sens de l’initiative