Agent(e) de soutien administratif, classe I

Description : NATURE DU TRAVAIL
Sous la responsabilité de la gestionnaire administrative de l’Encadrement scolaire et de la formation continue, la personne de cette classe d’emploi accomplit un ensemble de travaux administratifs selon des méthodes et des procédures de nature relativement complexes. Elle accomplit notamment des tâches à l’archivage, l’accueil et au registrariat.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Répond aux demandes d’information au comptoir d’accueil et, au besoin, réfère les élèves aux personnes ou services concernés ;
• Répond aux demandes d’information relatives aux cours et aux programmes offerts au régulier et à la formation continue ;
• Reçoit les appels téléphoniques acheminés au comptoir d’accueil et communique l’information de première ligne sur les dossiers relevant de l’encadrement scolaire ou transfère les appels à d’autres services ou d’autres employés si nécessaire ;
• Traite les demandes d’information acheminées dans la boîte courriel « registraire » ;
• Procède à la réservation des locaux ;
• Procède à la numérisation et l’indexation des dossiers ;
• Reçoit, classe et distribue l’ensemble des documents reçus au comptoir d’accueil ;
• Vérifie, complète au besoin et achemine les formulaires ou documents déposés par les élèves au comptoir d’accueil ;
• Remet les documents demandés par les élèves (bulletins, lettres, diplômes, etc.) ;
• Produit diverses attestations demandés par les élèves ;
• Complète les demandes d’attestation de fréquentation scolaire des étudiants pour les différents programmes d’épargne, de bourses et d’aide aux études ;
• Effectue l’entrée de données pour différents dossiers (Dérogations, RAC, DFM, etc…)
• Répond aux demandes relatives aux vérifications d’absence d’empêchement pour l’enseignement régulier et la formation continue ;
• Corrige les données d’identification (Clara) à la demande de la technicienne responsable ;
• Produit et tient à jour les procédures et formulaires relatifs à ses dossiers ;
• Produit et tient à jour différentes statistiques relatives à son secteur d’activités ;
• Participe aux diverses opérations massives du service ;
• Effectue toutes tâches telles que photocopie, courrier, télécopie, classement, correspondance, etc. ;
• Accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES
Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir au moins une année d’expérience pertinente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES
• Connaissance des logiciels de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, Outlook, etc) ;
• Connaissance du traitement et de la disposition de textes ;
• Maîtrise de la langue française parlées et écrite ;
• Aptitude à travailler avec des délais serrés et selon les priorités ;
• Aisance à travailler en équipe et avec différents types de clientèles.