Gestionnaire de bureau / Office Manager

About PEAK

Since 1992, PEAK is Canada’s leading network of independent financial advisors, with over $16 billion in assets under administration and 1,500 professionals across the country. Our mission: to improve Canadians’ quality of life through better use of their money.

Location: Downtown Montreal (Peel station) – On-site presence required

About the Role

Véritable pilier de la vie de bureau, le/la Gestionnaire de bureau assure la fluidité des opérations quotidiennes et contribue à créer un environnement de travail accueillant, organisé et stimulant. Rattaché(e) à l’équipe Talent et Culture, sous la supervision du/de la directeur(trice) des ressources humaines, il/elle veille à ce que tout fonctionne rondement – de l’accueil à la logistique, en passant par l’ambiance au sein du bureau.

Main Responsibilities

• Reception & Access Management – Point de contact principal pour les employés et visiteurs – Gestion des arrivées, des cartes d’accès et coordination avec TI et gestion d’immeuble – Soutien logistique pour les autres bureaux de la région
• Organization & Supplies – Maintenir la propreté et l’ordre du bureau (rangement, cafétéria, salle commune) – Gérer les commandes : fournitures, collations, produits ménagers, repas, etc.
• Basic Financial Tracking – Gérer les budgets et factures des commandes – Tenir l’inventaire et le registre des dépenses
• Facilities & Logistics – Assurer le bon état des locaux et équipements – Coordonner les services externes (ménage, maintenance, sécurité) – Participer au comité santé et sécurité et aux procédures d’évacuation – Gérer les réservations de salles et les demandes liées à l’environnement de travail
• Mail & Shipments – Réception et distribution du courrier et des colis – Gestion quotidienne des chèques et fax via Zendesk – Préparation des envois pour les employés et conseillers
• Office Life & HR Support – Accueil et intégration des nouveaux employés – Collaboration au comité social et initiatives bien-être – Commander les repas de direction et gérer la liste des présences – Aider à l’organisation d’événements internes
• Leases & Commercial Insurance – Gestion documentaire des baux (Montréal, Québec, Weyburn) – Suivi et renouvellement des polices d’assurance
• Other Related Duties – Soutien ponctuel aux équipes internes selon les besoins

Profile

• Expérience pertinente en gestion de bureau, coordination ou administration
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
• Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle
• Sens aigu de l’organisation, de la responsabilité et de la discrétion
• Polyvalence, rigueur et autonomie
• Aisance avec les outils bureautiques et l’intelligence artificielle

What We Offer

• 3 weeks of vacation + 5 sick days + 1 wellness day
• Annual performance bonus
• Comprehensive group insurance (health, dental, EAP, telemedicine) – 50% employer-paid
• RRSP with employer contribution after probation
• 20% reimbursement on OPUS card (≈ 2 months free per year)
• Modern, bright offices with panoramic views
• Free access to the building’s gym
• Reimbursement for leisure activities
• Community engagement and regular social events
• Professional development and continuous learning opportunities

Why PEAK?

Do you have an entrepreneurial and bold mindset? Come make your mark with us!

Language Requirements

La connaissance du français est requise pour les postes situés en permanence au Québec afin que le titulaire puisse communiquer au besoin avec ses collègues et les fournisseurs au Québec. Une formation en français pourrait être offerte à tout titulaire d’un poste permanent au Québec qui ne possède pas une bonne connaissance du français. L’exigence de l’anglais est requise pour ce poste afin de pouvoir communiquer avec les clients et partenaires qui sont, en grande partie, situés à l’extérieur du Québec.

Job Details

Poste à temps plein (37,5h par semaine) – Présence au bureau du lundi au vendredi (8h30 à 17h). Location: Downtown Montreal (Peel metro station).

Seniority level: Entry level

Employment type: Full-time

Job function: Administrative

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Note: This recruitment posting consolidates bilingual content and aligns formatting to meet quality standards without altering the original job information.