Adjointe exécutive / personnelle, juridique

Êtes-vous à la recherche d'un nouveau défi administratif? Êtes-vous intéressé par une carrière dans le secteur juridique? Avez-vous de l'expérience en tant qu'adjointe exécutive dans un cabinet d'avocats ?

Souhaitez-vous vous joindre à une organisation nationale qui favorise le développement personnel des individus et offre des perspectives de carrière stimulantes ?

Notre client, un important cabinet juridique national, cherche à embaucher une Adjointe exécutive / personnelle pour leur bureau situé au centre-ville de Montréal.

N'hésitez pas à postuler si vous pensez être la bonne personne pour le poste !

Avantages
- Salaire compétitif basé sur l'expérience
- 3 semaines de congés
- 6 jours de congés personnels + 2 jours supplémentaires (1 pour le bénévolat et 1 pour l'anniversaire)
- Assurance maladie complète dès le premier jour, payée par l'entreprise
- Modèle de travail : 4 jours au bureau et 1 jour à distance
- Forte implication dans la communauté et engagement en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion

Responsabilités
-Anticiper les besoins du partenaire afin d'optimiser efficacement son temps en gérant une liste de priorités, un calendrier et une charge de travail afin de garantir que les informations sont correctement préparées pour les réunions, y compris les briefings sur le calendrier quotidien/hebdomadaire et la création, la gestion et la coordination de la réception des documents et du matériel nécessaires avant les réunions.
-Mettre à jour les calendriers des partenaires assignés, y compris leurs réunions, leurs rendez-vous, leurs dates d'échéance et leurs activités liées aux clients.
-Coordonner la logistique des conférences internes et externes, des activités de développement commercial, des réunions et des événements.
-Réserver et coordonner les déplacements des associés et les arrangements connexes, y compris la préparation des itinéraires et des notes de frais, le rapprochement des relevés de carte de crédit et des reçus, selon les besoins.
-Mettre à jour régulièrement les noms et adresses des contacts dans la base de données des clients.
-Aider à répondre aux demandes personnelles fréquentes.
-Surveiller les e-mails et gérer la boîte de réception des associés, évaluer les priorités, recueillir les informations pertinentes, prendre les mesures appropriées et préparer les réponses.
-Recevoir, traiter, filtrer et/ou diriger les appels entrants selon les instructions des associés ; répondre aux demandes et requêtes courantes des clients ; et prendre les messages si nécessaire.
-Gérer et organiser des dossiers complexes
-Aider à la préparation et à la finalisation des saisies de temps si nécessaire sur une base quotidienne en vue du traitement par l'assistant de facturation.
-Coordonner avec l'équipe financière concernant les dossiers des clients
-Préparer, éditer, formater, imprimer, numériser et réviser la correspondance, les mémos, les documents relatifs aux transactions importantes, les rapports, les formulaires, les étiquettes et autres documents imprimés à partir de dictées, de copies dactylographiées ou d'autres instructions
-Coordonner et répartir les tâches à effectuer par divers groupes de ressources
-Relire les documents et vérifier que le formatage, l'orthographe, la grammaire et la clarté sont appropriés

Qualifications
-Bilinguisme (français et anglais, oral et écrit)
-Diplôme d'assistant juridique ou certificat universitaire en administration de bureau ou en technologies de l'information et de la communication, ou équivalent.
-Au moins 5 ans d'expérience à titre d'adjointe juridique ou d'adjointe, idéalement acquise dans un cabinet d'avocats. Une expérience d'au moins deux ans dans le domaine du litige est un atout.
-Orienté vers le service et autonome : fait preuve d'un engagement fort à fournir un travail de haute qualité avec efficacité et un minimum de supervision. Utilise efficacement les systèmes et les ressources de l'entreprise, délègue de manière appropriée (en coordination avec le centre de ressources, le service informatique, le service financier, les clients et les marchés, etc.
-Esprit proactif : anticipe les besoins et les priorités du partenaire assigné et prend l'initiative de traiter les tâches et de résoudre les problèmes avant qu'ils ne surviennent. S'engage à faciliter et à rendre plus efficace la vie professionnelle des associés en identifiant et en suggérant en permanence des améliorations de processus.
-Axé sur le client et collaboratif : conserve une attitude positive et une mentalité axée sur le travail d'équipe. Est disposé à aider au-delà de ses responsabilités, recherchant toujours des occasions de soutenir ses collègues et ses clients. Donne la priorité au service à la clientèle dans toutes ses interactions.
-Excellentes compétences en communication : communique de manière claire, professionnelle et respectueuse, tant à l'écrit qu'à l'oral, avec les membres du cabinet et les clients du cabinet.
-Bon jugement : fait preuve d'esprit critique et prend des décisions réfléchies dans des situations courantes comme dans des scénarios complexes. Traite les informations sensibles et confidentielles avec le plus grand soin et la plus grande intégrité.
-Flexible et orienté vers les solutions : accueille le changement et est capable de penser de manière créative pour développer des solutions pratiques et est ouvert à l'apprentissage de nouveaux outils et technologies.
-Très organisé : adopte une approche structurée et minutieuse du travail, en veillant à ce que les tâches soient accomplies avec précision et dans les délais.


Notre client exerce ses activités au Canada et à l'échelle mondiale/internationale, aux États-Unis et dans d'autres pays. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.
Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:

-communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base régulière
-travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Sommaire
Ce poste vous intéresse ? Postulez en ligne ou envoyez-nous un courriel à salma.tozy@randstad.ca.

Pour plus d'informations sur ce poste et sur tous les autres postes actuellement disponibles, visitez le site www.randstad.ca.

Nous attendons votre CV avec impatience !

Tous les CV reçus seront examinés de la même manière.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.


Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.