Coordonnatrice de clinique – Administration et opérations

Job Description
Coordonnatrice de clinique – Administration et opérations

St-Hubert | Temps plein | Lundi au vendredi, de 8 h à 16 h

Vous êtes reconnue pour votre sens de l’organisation, votre leadership et votre capacité à établir les priorités dans un environnement où plusieurs demandes peuvent survenir simultanément?

Nous recrutons une coordonnatrice de clinique – Administration et opérations pour une clinique privée située à St-Hubert. Vous jouerez un rôle central dans la coordination des activités administratives et opérationnelles, la supervision de la secrétaire médicale et l’amélioration des processus de travail.

Il s’agit d’un poste administratif et opérationnel. Aucune qualification clinique n’est requise.

Votre quotidien

Votre rôle sera d’assurer la continuité et le bon déroulement des opérations de la clinique. Vous aurez notamment à :

• Planifier et coordonner les activités administratives en fonction des journées cliniques, chirurgicales et administratives;
  
• Établir les priorités quotidiennes et hebdomadaires, répartir les tâches et en assurer le suivi;
  
• Assurer une couverture adéquate de l’accueil, du téléphone, des courriels et des pauses;
  
• Coordonner les horaires des professionnels en fonction des besoins de la clinique;
  
• Superviser le travail quotidien de la secrétaire médicale, clarifier les attentes et soutenir le développement de son autonomie;
  
• Effectuer des suivis réguliers sur les priorités, les obstacles, la qualité du travail et les correctifs nécessaires;
  
• Maintenir des contrôles administratifs fiables pour les dossiers, les suivis, les paiements et les tâches importantes;
  
• Veiller à la qualité de l’accueil, des communications et des suivis administratifs auprès de la clientèle;
  
• Superviser les inventaires et s’assurer que les fournitures, équipements et produits nécessaires sont disponibles;
  
• Préparer ou approuver les commandes courantes selon les niveaux d’autorisation établis et assurer les suivis avec les fournisseurs;
  
• Surveiller le bon fonctionnement des équipements et coordonner les interventions nécessaires;
  
• Superviser les rapports de fin de journée, les encaissements et les informations destinées à la comptabilité;
  
• Effectuer les validations administratives requises et signaler rapidement tout écart ou situation inhabituelle à la direction;
  
• Documenter, simplifier et standardiser les processus afin d’améliorer l’efficacité des opérations;
  
• Proposer et coordonner des améliorations aux outils et aux méthodes de travail;
  
• Communiquer périodiquement à la direction les enjeux opérationnels, les risques, les améliorations et les décisions requises.
  

Le profil recherché

Vous possédez :

• Un diplôme collégial ou universitaire en administration, gestion, coordination ou dans un domaine connexe, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience;
  
• De 3 à 5 années d’expérience en coordination administrative ou en gestion des opérations;
  
• Une expérience concrète en supervision, en accompagnement ou en gestion du rendement d’une ressource administrative;
  
• Une bonne maîtrise des outils bureautiques, des calendriers partagés et des systèmes de gestion de dossiers;
  
• Une excellente maîtrise du français parlé et écrit ainsi qu’un anglais fonctionnel;
  
• Un leadership calme, respectueux et mobilisateur;
  
• Un excellent sens de l’organisation, de la rigueur, du jugement et une grande attention aux détails;
  
• Une capacité à établir les priorités et à maintenir le cap malgré les interruptions;
  
• Une communication claire, une bonne écoute et une capacité à offrir une rétroaction constructive;
  
• Une approche orientée vers le service, la collaboration et la résolution de problèmes;
  
• De la discrétion et un grand respect de la confidentialité;
  
• Une aisance avec la technologie et un intérêt pour l’amélioration continue.
  

Une expérience en clinique médicale ou dentaire, ou dans un environnement de services professionnels, constitue un atout important. La connaissance d’un système de dossier médical électronique est également considérée comme un atout.

Ce qui vous attend

• Un poste permanent à temps plein;
  
• Un horaire stable du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h;
  
• Une fonction centrale dans la coordination et l’amélioration des opérations;
  
• Un environnement professionnel, humain et en évolution;
  
• Salaire à discuter selon l’expérience;
  
• Une entrée en fonction dès que possible.
  

Vous souhaitez mettre votre sens de l’organisation, votre jugement et votre leadership au service du bon fonctionnement d’une clinique?

Pour signifier votre intérêt, vous pouvez envoyer votre CV à marylene.seguin@nexwav.com ou directement via cette offre.

Toutes les candidatures seront traitées de façon confidentielle. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.