Coordonnateur administratif

Vous aimez le travail de bureau ?

Vous aimez la diversité des tâches ?

Nous avons l'emploi qu'il vous faut ! Une entreprise dans le domaine du transport à Drummondville est présentement à la recherche d'un(e) commis de bureau bilingue pour soutenir son équipe administrative pour une longue période temporaire avec possibilité de permanence.

Poste : Coordonnateur administratif
Salaire : 22$/h
35 - 40 heures par semaine de :

Horaire disponible

- Lundi au Vendredi : 7:00AM - 15:30PM

* Avoir la flexibilité de travailler à n'importe quel horaire est un atout important !

Lieu de travail : Drummondville, QC

Durée : Contrat à durée indéterminée avec possibilité de permanence

Avantages
Vous bénéficierez des avantages suivants :

- Paiement hebdomadaire
- Week-ends libres !
- Environnement de travail agréable et dynamique
- Diversité des tâches

Responsabilités
Offrir un soutien administratif aux gestionnaires et au personnel de bureau, et veiller à ce que les questions administratives soient organisées et traitées de manière professionnelle.

Saisir les connaissements (BOL) d'enlèvement et mettre à jour les preuves de livraison (POD).

Connaissements d'enlèvement et preuves de livraison (POD) : Saisir les factures/connaissements et les POD. Téléverser et modifier les fichiers ÉDI (EDI). S’assurer que les paiements à la livraison (COD) et les envois comptants sont reçus avant de les remettre aux agents.

Fret pour agents : Assurer le suivi et la mise à jour des informations dans le système pour les expéditions livrées par des agents.

Rapports : Rapports de POD – assurer le suivi des POD et s'assurer qu'elles soient numérisées/imagées. Rapport des rendez-vous manqués, assurer le suivi auprès des clients si la marchandise n'est pas livrée.

Appeler les clients concernant les changements d'heure de rendez-vous, le statut des livraisons et les problèmes liés aux rendez-vous.

Consigner les interactions avec les clients de façon rigoureuse et précise dans le système Truckmate.

Rediriger les documents au sein du terminal, entre les terminaux, ainsi qu'aux clients au besoin.

Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes par courriel, puis transmettre les appels et messages aux gestionnaires et employés concernés.

Raccueillir, saisir et mettre à jour les données quotidiennement afin de maintenir la base de données informatique à jour, créer et classer les dossiers et registres.

S'assurer que la reprogrammation des ramassages et livraisons manqués est effectuée avec les informations exactes.

Mentorer et former le personnel de bureau sur les procédures et l'utilisation des logiciels actuels.

Effectuer des inspections de remorques pour retirer les boîtes de documents périmés/expirés.

Servir de point de contact pour divers documents administratifs tels que les marchandises dangereuses (MD), le Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT), les certificats de cariste, les immatriculations, les renouvellements de permis de conduire et autres certifications.

Aider à la gestion de diverses tâches administratives, notamment la documentation de santé et sécurité, les réunions de sécurité (safety tailgates) et d'autres documents de conformité réglementaire.

Mettre à jour les modèles de suivi du kilométrage sur une base mensuelle.

Gérer les achats et l'approvisionnement, comme la commande de fournitures de bureau, de matériel pour le quai de chargement, de cartouches d'encre (toner) et d'autres équipements au besoin.

Aider les employés et les chauffeurs pour diverses demandes et questions.

Prêter main-forte à la saisie de données.

Toutes autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications
Le commis de bureau devra posséder les qualifications suivantes:

- 6 mois à 1 an d’expérience de travail dans un poste en administration
- Bonne maîtrise des logiciels informatiques
- Débrouillard et autonome
- Confortable de communiquer en anglais et français à un niveau intermédiaire: Communication en anglais est nécessaire puisqu'il s'agit d'une compagnie canadienne et la communication avec les clients et employés internes peut se faire en anglais

Sommaire
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Pour postuler, vous pouvez postuler directement à cette offre ou envoyer votre CV à nicolas.lefort@randstad.ca

*Veuillez noter que vous devez être légalement autorisé à travailler au Canada. Seules les candidatures sélectionnées pour le poste seront contactées dans un délai de 24 à 48 heures ouvrées*

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.