Adjointe administrativeMoulures Transform inc. • Alma, QC, Canada

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Adjointe administrative

Moulures Transform inc. • Alma, QC, Canada

10 days ago

Job type

Permanent

Job description

Moulures Transform est à la recherche d'une adjointe administrative,

Tu te cherches un emploi permanent, stable, avec une équipe dynamique, un horaire de travail de 4 jours (du lundi au jeudi) avec un long week-end de 3 jours à l'année, et tu es à la recherche d'un nouveau défi professionnel, on a une place pour toi : )

Le poste offert est de 32hrs semaine étalé sur 4 jours;

Profil recherché

Capacité à apprendre rapidement et à devenir autonome après la période de formation

Respect des procédures et des limites décisionnelles établies

Esprit collaboratif, notamment au sein du comité marketing

Polyvalence et sens de l’organisation

Discrétion et rigueur dans la gestion des informations

Mission principale

Assurer un soutien administratif et organisationnel auprès de la direction et des différents départements, en veillant à la coordination des activités, la gestion documentaire et le suivi des processus internes.

Responsabilités clés

Gestion des achats et approvisionnement

Assurer le suivi des commandes fournisseurs et des délais d’approvisionnement

Comparer les prix et analyser les fournisseurs

Coordonner certaines commandes, achats et inventaires administratifs

Gérer les ententes et conditions d’achat

Faire les commandes de fournitures de bureau et d’usine

Soutien technologique

Participer à l’implantation ou à l’amélioration de logiciels (ERP, CRM, comptabilité)

Assurer la liaison avec les fournisseurs de solutions technologiques pour le suivi des projets

Former ou assister les utilisateurs internes lors des mises à jour ou changements de systèmes

Identifier les besoins d’amélioration et proposer des solutions

Offrir un soutien technique dans la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et assister les cadres ou employés dans l’exécution de leurs fonctions; au besoin.

Santé, sécurité et conformité

Gérer les dossiers de santé et sécurité au travail (SST)

Préparer les documents pour audits ou inspections

Assurer le suivi des obligations légales et réglementaires

Mettre à jour les registres et procédures SST

Coordonner les communications avec les organismes externes en cas d’inspection

Participer aux enquêtes et analyses d’accident

Personne-ressource pour la mutuelle en cas d’accident

Support administratif et organisationnel

Remplacer temporairement des fonctions clés (administration, ventes internes)

Assister la direction générale dans la planification, la coordination et le suivi des activités administratives

Participer à la préparation et la tenue des réunions des différents comités et du conseil d’administration : convocations, ordres du jour, procès-verbaux et suivis des actions

Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus, rapports et suivis

Coordonner la communication interne entre les départements pour assurer le bon déroulement des projets

Préparer des rapports de suivi et des tableaux de bord pour appuyer la prise de décision

Veiller au respect des échéanciers et des priorités administratives

Rédaction et gestion documentaire

Rédiger, réviser et mettre en page des documents officiels (lettres, procès-verbaux, rapports, présentations, etc.)

Assurer la gestion et le classement des dossiers et des archives

Collaborer à la mise à jour des politiques internes et des procédures administratives

Maintenir une base documentaire organisée et accessible

Garantir la conformité des documents aux normes internes et légales

Soutien au marketing

Participer à la préparation et mise en page de documents promotionnels (brochures, présentations, infolettres)

Assurer la mise à jour des contenus sur les plateformes numériques (site web, réseaux sociaux) en collaboration avec différentes firmes externes

Soutenir l’organisation d’événements (foires, salons, activités corporatives)

Participer au comité marketing et collaborer à la collecte et l’analyse de données pour les campagnes

Assurer la coordination avec les agences externes pour le respect des échéanciers et des livrables

Et tout autre tâche connexe.

« Veuillez prendre note que nous acceptons les candidatures jusqu’au 8 janvier. »

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Adjointe Administrative • Alma, QC, Canada

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