Reprographie Jobs in Pointe-Saint-Charles, QC

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente – organisation et logistique des activités est responsable de la livraison des programmes de formation. La personne titulaire conduit la réalisation au niveau opérationnel, fait vivre l’expérience client au participant en étant son vis-à-vis principal et contribue, par ses diverses actions et compétences, au succès et à la croissance de l’EDPN.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

S’assure de la planification, de l’organisation, et de la réalisation des activités de l’EDPN auprès de toutes les parties prenantes impliquées en collaboration avec le chargé de programmes.

Collabore avec l’animateur pour lequel elle est la ressource clé pour la diffusion de l’activité. Coordonne la production de l’ensemble du matériel pédagogique et veille à la préparation, à la constitution et à la vérification de l’ensemble des documents. Passe les commandes de livres et de cas et les achemine aux participants, effectue les demandes de reproduction en s’assurant du respect des droits d'auteurs et planifie et procède aux commandes de tests psychométriques divers lorsqu’applicable à la formation de l’EDPN selon les processus requis.

Effectue la réservation de salles, d’équipements audiovisuels et informatiques. Pour les formations en ligne et comodales, accompagne l’intervenant pour l’appropriation de la technologie de diffusion et le met en lien avec les techniciens TI pour les tests si requis.

Coordonne la logistique pour assurer la tenue de l’activité, qu’elle soit en ligne, en comodal, en présentiel dans les locaux de l’École ou à l’extérieur. Procède aux diverses commandes de services internes et / ou externes selon le mode de diffusion et en fait les suivis pour assurer les livraisons dans les délais prescrits (hôtellerie, aménagements, reprographie et Studio Design, etc.) Favorise des partenariats efficaces et harmonieux avec ses fournisseurs internes, de même qu’externes.

Pour les formations en ligne et comodales, s’assure de réserver les licences selon la technologie de ¡ préparatoire, formation auprès de l’assistant technique identifié, partage d’informations, orientations selon les exigences du mandat, etc.).

Pour toutes les activités, est le vis-à-vis principal des participantset les encadre tout au long de leur expérience. Répond aux questions et / ou demandes d’informations selon leurs besoins avant, pendant et après la formation. Confirme leur inscription aux formations, prépare et envoie les convocations aux activités de même que les travaux préparatoires avec la documentation en appui, si applicable. Si une solution de gestion de l’apprentissage ou un site Web supporte les processus, est responsable de la gestion de la plateforme et de l’organisation / planification des activités par l’entremise de l’outil.

S’assure de la bonne tenue de l’activité. Accueille et oriente les participants en présence dans les locaux de l’École si applicable. Pour les formations en ligne et comodales, s’assure du bon lancement de la session et du bon déroulement de l’assistance aux formations.

Procède à la rémunération des intervenants dans les délais prescrits et selon les étapes requises : fait le suivi des contrats d’engagement des animateurs et prépare les demandes d’autorisation d’engagement une fois le mandat complété. Fait les suivis nécessaires avec l’intervenant, les RH et avec le responsable gestion financière de l’ED si des cas plus complexes se présentent.

Procède à la préparation et à la distribution des attestations de participation selon les critères en vigueur pour chaque programme.

S’assure de l’évaluation du portefeuille d’activités dont elle a la charge  : prépare les questionnaires d’appréciation et les transmet aux participants, fait le suivi pour un taux de réponse adéquat, compile les rapports et les transmet aux intervenants et chargé de programmes. Procède aux suivis nécessaires avec le chargé de programmes pour adresser les améliorations requises.

Tient le tableau de bord de son portefeuille d’activités et s’assure des échéanciers. Complète un rapport récapitulatif de fin de formation et fait les suivis nécessaires pour clôturer les activités. Effectue la recherche, la cueillette et l’agencement des renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance.

S’assure de l’amélioration continue de ses pratiques de travail, propose des suggestions pour optimiser les processus et permettre une collaboration optimale avec les collègues.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

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Profil recherché

Diplôme d'études collégiales en techniques administratives ou dans toute autre discipline jugée pertinente et un minimum de quatre années d'expérience de travail en organisation d’événements, soutien administratif / coordination

Très bonne connaissance des langues françaises et anglais parlées et écrites

Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant, incluant les plateformes de vidéoconférences et réunions en ligne

Capacité à offrir un service à la clientèle de haute gamme

Habiletés dans les communications orales et écrites

Habiletés dans les relations interpersonnelles

Intérêt marqué pour l’apprentissage des nouvelles technologies

Sens aigu de l’organisation et de priorisation

Capacité de travailler sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément

Autonomie et capacité de travailler avec un minimum de supervision

Capacité de travailler en équipe

Facilité d’apprentissage et capacité d’adaptation

Disponibilité à travailler à l’extérieur de l’horaire régulier (pour les accueils les matins et parfois en soirée ; dates généralement prévues à l’avance)

• Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.

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Avantages

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